Nejčastější chyby při přípravě na EcoVadis hodnocení

V tomto článku se podíváme na to, proč firmy v hodnocení EcoVadis zbytečně přicházejí o body, co může být příčinou nízkého skóre a jak se tomu vyhnout.

EcoVadis hodnocení dnes řeší firmy napříč sektory a velikostmi – často jako reakci na požadavky obchodních partnerů nebo v rámci posilování důvěryhodnosti v oblasti udržitelnosti. Podrobně jsme o tom psali v článku Vaši klienti očekávají odpovědný přístup k ESG. Díky EcoVadis můžete tato očekávání nejen naplnit, ale i překonat.

V praxi vidíme, že největší výzvou nebývá nedostatek aktivit, ale spíše nekonzistentní přístup a nejistota, na co se zaměřit a co je pro danou firmu skutečně podstatné. Zejména před prvním hodnocením firmy často nemají základní analýzu možných materiálních témat, jasně vymezené oblasti, které jsou pro jejich byznys z pohledu udržitelnosti klíčové, či představu o tom, jak budou jejich aktivity posuzovány externím hodnotitelem

U opakovaných hodnocení se pak typicky ukazuje jiný problém – dokumentace a procesy, které vznikly ad hoc, postupně přestávají fungovat, nejsou aktualizované nebo nedávají smysl v širším kontextu řízení firmy. Z pohledu hodnotitelů pak přístup působí nesystematicky nebo obtížně čitelně, přestože snaha a dílčí aktivity ve firmě existují.

EcoVadis nehodnotí dobré úmysly ani marketingová prohlášení. Na základě nahraných podkladů společnosti hodnotí zralost řízení ESG – tedy to, zda má firma jasně nastavená pravidla, cíle, odpovědnosti a dokáže svá tvrzení doložit.

Důležitým aspektem, který firmy často podceňují, je samotná logika hodnocení EcoVadis.

Pro začátek je důležité vědět, že EcoVadis nevychází z univerzálního dotazníku. Metodologie EcoVadis hodnocení se navíc průběžně vyvíjí, což má přímý dopad na strukturu dotazníku i bodování jednotlivých oblastí (podrobněji v článku Jak novinky v metodologii EcoVadis ovlivňují hodnocení firem). Na základě informací o společnosti, jejím sektoru, velikosti a geografickém působení vytváří platforma EcoVadis dotazník na míru, ze kterého se odvíjejí témata považovaná za materiální z pohledu firemní udržitelnosti.

Právě tato příprava dotazníku na míru bývá pro řadu firem překvapivá. Objevují se témata, která:

• dosud nebyla systematicky řešena
• nebyla vnímána jako prioritní
• nebo byla považována za okrajová

V environmentální oblasti jsou často opomíjeny například:

• hospodaření s vodou
• klimatická rizika
• znečišťování ovzduší

Další témata, u kterých se opakovaně ukazuje nedostatečné pokrytí témat, jsou například:

• vzdělávání a rozvoj zaměstnanců
• téma diverzity, rovnosti a inkluze
• kariérní růst a talent management
• proškolení a edukace zaměstnanců na klíčová témata
• udržitelnost v dodavatelském řetězci

Bez základního porozumění tomu, proč se tato témata v hodnocení objevují, pak firmy reagují spíše reaktivně – snaží se doplnit dokumenty nebo odpovědi, aniž by zapadaly do celkového systému řízení.

Níže přinášíme rozbor nejčastějších chyb, které při přípravě na hodnocení vídáme ať už u menších firem, které se na své první hodnocení teprve chystají, tak i u větších společností, které snaží zvýšit své skóre EcoVadis, a ukazujeme, jak k nim přistoupit strategičtěji.

V praxi se nejčastěji potkáváme se zastaralou, neudržovanou a nefunkční dokumentací. Směrnice nebývají pravidelně aktualizované, neodrážejí aktuální nastavení procesů nebo jsou formulované příliš obecně. Často vznikly jednorázově pro potřeby prvního hodnocení a nebyly dále rozvíjeny. Z pohledu hodnotitele pak působí jako formální přílohy bez vazby na každodenní fungování firmy.

Klientům proto ukazujeme, jak chápat dokumentaci jako živou součást řízení, nikoliv jako administrativní povinnost. Směrnice a postupy by měly mít jasného vlastníka, logiku revizí a návaznost na praxi – například skrze školení, interní komunikaci, stanovené cíle nebo návazné procesy. EcoVadis klade důraz na to, zda dokumenty dávají smysl v kontextu firmy a zda jsou podpořeny důkazy implementace. Zároveň je důležité mít na paměti, že hodnocení EcoVadis uznává pouze dokumenty mladší 8 let, u vykazovaných dat a výkonnostních metrik pak jen data za poslední 2 roky.

Jednou z nejčastějších výzev, zejména před prvním hodnocením EcoVadis, je práce s materiálními tématy. V praxi totiž firmy často vstupují do hodnocení bez jasné představy o tom, která témata budou z pohledu EcoVadis považována za klíčová. To není nutně chyba – EcoVadis stanovuje materiální témata až na základě informací o velikosti, zaměření a lokalitě firmy při registraci na platformě. Mnohé společnosti jsou proto překvapeny strukturou dotazníku i oblastmi, které se v něm objeví a které dosud nebyly systematicky řešeny, například voda, klimatická rizika, znečišťování ovzduší nebo některé sociální či etické aspekty.

Správný přístup v této situaci nespočívá v tom „uhodnout“ budoucí dotazník, ale připravit se na něj koncepčně. Ještě před registrací má smysl pracovat alespoň se základním rámcem potenciálních dopadů a rizik vyplývajících z činnosti firmy, jejího sektoru a hodnotového řetězce. Taková úvaha pomáhá rychleji se zorientovat ve chvíli, kdy je dotazník zpřístupněn, a reagovat na něj systematicky namísto reaktivního doplňování jednotlivých oblastí. Vždy je dobré mít již předem hlavní materiální témata zmapována a začleněna v klíčových směrnicích, opatřeních a vykazovaných datech.

Další častou chybou je práce s daty až ve chvíli, kdy je potřeba vyplnit dotazník. Firmy pak zpětně dohledávají informace, nejsou si jisté jejich úplností nebo konzistencí a často nemají možnost data zasadit do časového kontextu. To se týká zejména environmentálních a sociálních ukazatelů, kde chybí ucelená data nebo jasně definované metriky.

Z hlediska dlouhodobé připravenosti dává smysl zaměřit se na nastavení alespoň základního systému sběru a vyhodnocování ESG dat. Nemusí jít o složité reportingové nástroje – důležité je, aby bylo jasné, jaká data firma sleduje, kdo za ně odpovídá a jak často jsou vyhodnocována. Průběžná práce s daty umožňuje lépe vysvětlit trendy, identifikovat slabá místa a posiluje důvěryhodnost odpovědí v rámci hodnocení.

V mnoha firmách je příprava na EcoVadis svěřena jednomu zaměstnanci, často bez jasného mandátu a bez systematického zapojení dalších oddělení. Tento přístup vede k tomu, že některé oblasti zůstávají opomenuté, odpovědi jsou neúplné nebo si navzájem odporují. Zvlášť problematické je to v oblastech životního prostředí a dodavatelského řetězce, kde jsou informace rozptýlené napříč firmou.

Našim klientům doporučujeme sestavit svůj interní “mini ESG tým” s alespoň základním rozdělením rolí a odpovědností. I v menších firmách dává smysl zapojit více lidí – například HR, kvalitu, nákup nebo provoz – a jasně vymezit, kdo je garantem celého procesu. Klíčová je také informovanost vedení, které by mělo rozumět tomu, jaký význam EcoVadis pro firmu má a jaké jsou jeho dopady.

Některé firmy přistupují k hodnocení primárně jako k bodovacímu systému, kde je cílem co nejrychleji dosáhnout určité EcoVadis medaile. Tento přístup často vede ke krátkodobým opatřením, která nejsou provázaná s celkovým řízením ESG. Výsledkem může být kolísání skóre mezi jednotlivými hodnoceními, ztráta dříve dosažené medaile a frustrace z toho, že se očekávaný výsledek při opakovaném hodnocení nedostaví.

Funkční přístup pro dlouhodobé zlepšování spočívá ve vnímání hodnocení EcoVadis jako nástroje, který odráží úroveň řízení udržitelnosti v čase. Důležitá a často podceňovaná je fáze vyhodnocení obdrženého skóre a práce s Corrective Action Planem. Medaile je pak výsledkem tohoto nastavení, nikoliv cílem sama o sobě. Dlouhodobě stabilní hodnocení vychází ze systematické práce s tématy, daty a procesy, které se postupně vyvíjejí spolu s firmou a s požadavky trhu.

Dodavatelský řetězec patří mezi oblasti, které bývají v hodnocení slabým místem, zejména u výrobních a obchodních firem od velikosti S (nad 25 zaměstnanců). Často chybí jasně definovaná očekávání vůči dodavatelům, etické nebo environmentální požadavky nejsou formálně zakotveny a kritéria udržitelnosti nejsou součástí nákupních procesů. Firmy pak nemají co doložit, přestože si často rizika v dodavatelském řetězci už částečně uvědomují.

Správný přístup neznamená okamžitě zavádět robustní systémy řízení dodavatelů. I základní kroky, jako je Etický kodex pro dodavatele, jednoduché vymezení požadavků na oblast etiky a životního prostředí v nákupu či vypracování dotazníku na dodavatele, mají v hodnocení významný dopad. Důležité je, aby bylo zřejmé, že firma dodavatelský řetězec aktivně zohledňuje a má přehled o tom, co je schopna v této oblasti doložit.

Poslední častou chybou jsou rozpory mezi tím, co firma uvádí v odpovědích, a tím, co dokládá v přílohách. Může jít o rozdílné formulace, nesprávně přiřazené či dokonce nepřiřazené podklady k otázkám, nejasné časové vymezení nebo dokumenty, které nepodporují tvrzení v dotazníku. Taková nekonzistence výrazně snižuje důvěryhodnost celého hodnocení, i když jednotlivé aktivity ve firmě reálně existují.

Při vyplňování dotazníku Ecovadis je klíčová důsledná kontrola návazností mezi odpověďmi a dokumentací a realistický popis stavu ve firmě. EcoVadis nevyžaduje dokonalost, ale očekává srozumitelný a konzistentní obraz. Přiznání slabších míst v kombinaci s jasně popsaným přístupem k jejich řešení je vždy lepší než snaha prezentovat stav, který není možné přesvědčivě doložit.

Hodnocení EcoVadis lze vnímat jako test úrovně řízení ESG. Není o jednorázovém splnění požadavků, ani o formálním „sběru bodů“. V praxi odhaluje, zda má firma udržitelnost skutečně řízenou – s jasnými prioritami, odpovědnostmi, daty a návazností na každodenní fungování.

Firmy, které k hodnocení přistupují systematicky, dlouhodobě dosahují stabilnějších výsledků, lépe reagují na rostoucí požadavky obchodních partnerů a dokážou EcoVadis využít jako nástroj pro řízení ESG, nikoliv jako administrativní zátěž. Klíčové je pochopit logiku hodnocení, pracovat s materiálními tématy a průběžně rozvíjet procesy i dokumentaci – ne je pouze „doplňovat“ před uzávěrkou dotazníku.

Potřebujete pomoci s přípravou na první hodnocení, nebo usilujete o zlepšení skóre v dalším hodnocení?

👉 Domluvte si online konzultaci s naším expertním týmem.